Microsoft Teams Copilot: Optimieren Sie Ihre Meetings mit KI

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist es entscheidend, Meetings effizient und produktiv zu gestalten. Microsoft Teams Copilot bietet hierfür eine innovative Lösung. Dieser KI-gestützte Assistent integriert sich nahtlos in Ihre Teams-Meetings und hilft Ihnen, das Beste aus jeder Besprechung herauszuholen. Ob Sie nun Informationen zusammenfassen, Aufgaben verteilen oder einfach den Überblick behalten möchten, Copilot unterstützt Sie dabei, Ihre Ziele zu erreichen und Ihre Zeit optimal zu nutzen.

Was ist Microsoft Teams Copilot?

Microsoft Teams Copilot ist ein intelligenter Assistent, der Ihre Meetings in Teams auf ein neues Level hebt. Er nutzt künstliche Intelligenz, um Ihnen während und nach Meetings wertvolle Unterstützung zu bieten. Durch die Automatisierung von Aufgaben wie Notizen erstellen, Aktionspunkte festhalten und Teilnehmer einbinden, können Sie sich voll und ganz auf die Inhalte und Diskussionen konzentrieren. COPILOT analysiert die Gespräche und liefert Ihnen präzise Zusammenfassungen, um sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen Details verpassen.

Microsoft Teams Copilot ist mehr als nur ein Tool – er ist Ihr persönlicher Meeting-Assistent, der Ihnen hilft, produktiver zu sein und Ihre Ziele schneller zu erreichen. Die Integration von Copilot in Teams ist nahtlos und benutzerfreundlich gestaltet, sodass Sie ihn ohne großen Aufwand in Ihren Arbeitsalltag integrieren können.

Die Vorteile von Microsoft Teams Copilot im Überblick:

• Effizienzsteigerung: Automatisierung von Routineaufgaben wie Notizen erstellen und Aktionspunkte festhalten.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Förderung der aktiven Teilnahme aller Meeting-Teilnehmer.
• Zeitersparnis: Schnelle Zusammenfassung von Informationen und Verteilung von Aufgaben.
• Bessere Entscheidungsfindung: Bereitstellung von detaillierten Analysen und Einblicken in die Meeting-Inhalte.

Mit Microsoft Teams Copilot können Sie sicherstellen, dass jedes Meeting einen Mehrwert schafft und Ihre Teams effektiver zusammenarbeiten.

Voraussetzungen für die Nutzung von Copilot

Bevor Sie Microsoft Teams Copilot in Ihren Meetings einsetzen können, gibt es einige wichtige Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen.

Stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden Punkte beachten:

1. Microsoft Teams Enterprise Version: Die Nutzung von Copilot ist ausschließlich in der Enterprise-Version von Microsoft Teams möglich. Die persönliche, kostenlose Version unterstützt diese Funktion nicht.
2. Microsoft 365 Copilot Lizenz: Eine separate Microsoft 365 Copilot Add-on Lizenz ist erforderlich. Diese Lizenz wird pro Benutzer und Monat abgerechnet.
3. Aktivierung der Transkription: Die Transkriptionsfunktion muss im Microsoft Teams Admin Center aktiviert sein, da Copilot auf diese Transkriptionen angewiesen ist, um seine Funktionen auszuführen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Aktivierung der Transkription im Teams Admin Center:

• Melden Sie sich im Microsoft Teams Admin Center an.
• Navigieren Sie zu den Einstellungen und Richtlinien (Settings & policies).
• Wählen Sie die Option „Meetings“.
• Suchen Sie nach der Einstellung „Aufzeichnung und Transkription“ (Recording & Transcription).
• Aktivieren Sie die Transkriptionsfunktion.

Wenn Sie diese Voraussetzungen erfüllen, steht Ihnen Microsoft Teams Copilot für Ihre Meetings zur Verfügung und Sie können seine zahlreichen Vorteile nutzen.

Navigieren Sie zum Recap-Tab

Der Recap-Tab, der nach einem Meeting zugänglich ist, bietet umfassende Informationen und Analysemöglichkeiten, die durch die Integration von Copilot noch verstärkt werden. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen und Vorteile dieses Tabs:

1. Notizen (Notes):

Hier können Sie manuelle Notizen hinzufügen, die direkt mit Microsoft Loop integriert sind. Dies ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit mit Ihrem Team.

2. KI-Notizen (AI Notes): Copilot erstellt automatisch eine detaillierte Zusammenfassung der wichtigsten Punkte und Diskussionen des Meetings. Dies spart Ihnen wertvolle Zeit und stellt sicher, dass Sie keine wichtigen Details verpassen. Die KI-Notizen sind übersichtlich nach Themen geordnet, was die Navigation erleichtert.

3. Erwähnungen (Mentions): Dieser Bereich extrahiert alle Sätze, in denen Ihr Name erwähnt wurde. Dies ist besonders nützlich, um schnell zu erkennen, welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten Ihnen im Meeting zugewiesen wurden.

4. Transkript (Transcript): Hier finden Sie das vollständige Transkript des Meetings. Sie können das Transkript durchsuchen, um bestimmte Stichworte oder Themen zu finden. Dies ist ideal, um detaillierte Informationen oder spezifische Zitate zu überprüfen.

Zusätzliche Vorteile und Funktionen des Recap-Tabs:

• Teilnehmerliste (Attendance): Überprüfen Sie die Anwesenheit der Teilnehmer und sehen Sie, wer anwesend war und wer nicht.
• Direktzugriff auf die Aufzeichnung: Sehen Sie sich die Aufzeichnung des Meetings direkt im Recap-Tab an.
• Integration mit Microsoft Stream: Öffnen Sie die Aufzeichnung in Microsoft Stream, um zusätzliche Funktionen wie das Hinzufügen von Kapiteln zu nutzen.

Indem Sie den Recap-Tab und seine Funktionen nutzen, können Sie sicherstellen, dass Sie alle wichtigen Informationen aus Ihren Meetings erfassen und effektiv nutzen.

Copilot während des Meetings nutzen

Copilot entfaltet seine Stärken besonders während des laufenden Meetings.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie ihn effektiv einsetzen können:

• Zusammenfassung für verspätete Teilnehmer: Wenn Sie einem Meeting verspätet beitreten, bietet Copilot Ihnen automatisch eine Zusammenfassung der bisherigen Diskussionen an. So sind Sie sofort auf dem neuesten Stand.
• Abrufen von Informationen: Fragen Sie Copilot nach spezifischen Informationen, die im Meeting besprochen wurden. Zum Beispiel: „Liste aller Teilnehmer mit Firma und Rolle in einer Tabelle“.
• Analyse der Stimmungslage: Copilot kann die Stimmungslage der Teilnehmer analysieren und Ihnen so ein besseres Verständnis für die Dynamik im Meeting geben.
• Formulierung von Fragen: Lassen Sie sich von Copilot herausfordernde Fragen für den Vortragenden vorschlagen, um tiefere Einblicke zu gewinnen.

Beispielhafte Fragen an Copilot während des Meetings:

• „Was waren die wichtigsten besprochenen Punkte bisher?“
• „Welche Aktionspunkte wurden festgelegt?“
• „Wie war die Beteiligung von [Name des Teilnehmers]?“
• „Welche herausfordernden Fragen kann ich dem Vortragenden stellen?“

Durch den Einsatz von Copilot während des Meetings können Sie sicherstellen, dass Sie alle wichtigen Informationen erhalten und aktiv zur Diskussion beitragen.

Copilot nach dem Meeting nutzen

Auch nach dem Meeting ist Copilot ein wertvoller Helfer.

Er bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, die Ergebnisse der Besprechung zu analysieren und die nächsten Schritte zu planen:

• Detaillierte Zusammenfassung: Copilot erstellt eine detaillierte Zusammenfassung des Meetings, die alle wichtigen Punkte und Entscheidungen enthält.
• Aktionspunkte: Er listet alle Aktionspunkte auf, die während des Meetings festgelegt wurden, und ordnet sie den jeweiligen Verantwortlichen zu.
• Transkription: Sie erhalten eine vollständige Transkription des Meetings, die Sie durchsuchen und analysieren können.
• Analyse der Teilnahme: Copilot analysiert die Teilnahme der einzelnen Teilnehmer und gibt Ihnen Einblicke in die Dynamik des Meetings.

So nutzen Sie Copilot nach dem Meeting:

1. Öffnen Sie Ihren Teams-Kalender und doppelklicken Sie auf das entsprechende Meeting.
2. Navigieren Sie zur Registerkarte „Zusammenfassung“ (Recap).
3. Hier finden Sie alle oben genannten Informationen und können sie für Ihre weitere Arbeit nutzen.

Mit Copilot nach dem Meeting können Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und die nächsten Schritte effizient geplant und umgesetzt werden.