Dominando Microsoft Planner en Teams: Tu Guía Completa 2025

En el dinámico mundo del trabajo colaborativo, Microsoft Planner integrado en Microsoft Teams emerge como una herramienta esencial. Esta poderosa combinación permite a los equipos organizar tareas, gestionar proyectos y colaborar de manera eficiente, todo en un solo lugar. En este artículo, exploraremos a fondo las funcionalidades de Microsoft Planner en Teams, proporcionando una guía completa para dominar esta plataforma en 2025 y optimizar tu flujo de trabajo.

Cómo Acceder y Configurar Microsoft Planner en Teams

Para comenzar a utilizar el nuevo Microsoft Planner en Microsoft Teams, sigue estos sencillos pasos:

1. Abrir Microsoft Teams: Inicia sesión en tu cuenta de Microsoft Teams.
2. Ir a Aplicaciones: En la barra lateral izquierda, haz clic en el icono 'Aplicaciones'.
3. Buscar Planner: Utiliza la barra de búsqueda para encontrar la aplicación 'Planner'.
4. Abrir Planner: Haz clic en 'Abrir' para iniciar la aplicación.
5. Fijar Planner (Opcional): Para un acceso más rápido, haz clic derecho en el icono 'Planner' en la barra lateral izquierda y selecciona 'Anclar'.

Una vez que hayas abierto Planner, la aplicación se mostrará en el panel principal de Teams. Podrás navegar entre las diferentes vistas: 'Mi Día', 'Mis Tareas' y 'Mis Planes'.

Personalización:

• Anclar: El paso de fijar Planner es fundamental para tener siempre a mano la herramienta.
• Notificaciones: Verifica las notificaciones, ya que cada cambio en las tareas será notificado por Teams.
• Vista: Ajusta la vista, Planner se integra con la inteligencia artificial y así puedes tener una mejor productividad.

Al seguir estos pasos, tendrás acceso rápido y sencillo a todas las funcionalidades de Microsoft Planner dentro de Microsoft Teams, lo que te permitirá gestionar tus tareas y proyectos de manera más eficiente y colaborativa.

Vista de Cuadrícula (Grid)

La vista de cuadrícula presenta las tareas en un formato de lista organizado por columnas como: Título, Asignación, Fecha de Inicio, Fecha de Vencimiento y Sección. Esta vista es ideal para obtener una visión rápida de todas las tareas y sus atributos clave, lo que facilita la identificación de tareas pendientes, retrasos y prioridades.

Ventajas:

• Visión General: Permite visualizar rápidamente todas las tareas y sus detalles más importantes.
• Ordenamiento y Filtrado: Facilita el ordenamiento y filtrado de tareas por diferentes criterios.
• Edición Rápida: Permite editar directamente los atributos de las tareas desde la cuadrícula.

Desventajas:

• Limitación Visual: Puede resultar menos visualmente atractiva que otras vistas.
• Dificultad para la Colaboración: No es la vista más adecuada para la colaboración en tiempo real.

Para cambiar a la vista de cuadrícula, simplemente haz clic en la opción 'Cuadrícula' ubicada en la parte superior de la pantalla.

Vista de Tablero (Board)

La vista de tablero organiza las tareas en columnas que representan diferentes etapas del flujo de trabajo, como 'Por Hacer', 'En Progreso' y 'Completado'. Esta vista es ideal para gestionar el flujo de trabajo, visualizar el progreso de las tareas y colaborar con los miembros del equipo.

Ventajas:

• Gestión del Flujo de Trabajo: Permite visualizar y gestionar el flujo de trabajo de manera intuitiva.
• Colaboración en Tiempo Real: Facilita la colaboración y la comunicación entre los miembros del equipo.
• Visualización del Progreso: Proporciona una visión clara del progreso de las tareas en cada etapa.

Desventajas:

• Limitación para Proyectos Complejos: Puede resultar menos adecuada para proyectos con flujos de trabajo complejos.
• Dependencia de la Organización: Requiere una organización clara de las columnas para ser efectiva.

Para cambiar a la vista de tablero, haz clic en la opción 'Tablero' ubicada en la parte superior de la pantalla.

Vista de Cronograma (Schedule)

La vista de cronograma presenta las tareas en un calendario, lo que permite visualizar las fechas de inicio y vencimiento de cada tarea. Esta vista es ideal para gestionar el tiempo, planificar las actividades y evitar retrasos.

Ventajas:

• Gestión del Tiempo: Permite visualizar y gestionar el tiempo de manera efectiva.
• Planificación de Actividades: Facilita la planificación de las actividades y la asignación de recursos.
• Identificación de Retrasos: Permite identificar rápidamente las tareas que están en riesgo de retraso.

Desventajas:

• Limitación para Tareas sin Fecha: No es adecuada para tareas que no tienen fecha de inicio o vencimiento.
• Sobrecarga Visual: Puede resultar visualmente sobrecargada si hay muchas tareas en el mismo período.

Para cambiar a la vista de cronograma, haz clic en la opción 'Cronograma' ubicada en la parte superior de la pantalla.

Vista de Gráficos (Charts)

La vista de gráficos presenta información visual sobre el progreso del plan, el estado de las tareas y la asignación de recursos. Esta vista es ideal para obtener una visión general del proyecto, identificar áreas de riesgo y tomar decisiones informadas.

Ventajas:

• Visión General del Proyecto: Proporciona una visión general del progreso del plan.
• Identificación de Riesgos: Permite identificar áreas de riesgo y posibles cuellos de botella.
• Toma de Decisiones Informadas: Facilita la Toma de decisiones basadas en datos objetivos.

Desventajas:

• Limitación de Detalles: No proporciona detalles específicos sobre cada tarea.
• Dependencia de la Precisión de los Datos: Requiere que los datos del plan sean precisos para ser efectiva.

Para cambiar a la vista de gráficos, haz clic en la opción 'Gráficos' ubicada en la parte superior de la pantalla.

Mi Día: Tu Centro de Tareas Diarias

La vista 'Mi Día' es tu punto de partida para organizar y priorizar las tareas que debes completar en el día actual.

En esta sección, encontrarás una lista de todas las tareas asignadas y pendientes, lo que te permite concentrarte en lo más importante.

Funcionalidades Clave:

• Lista de Tareas: Visualiza todas las tareas pendientes con su título, plan, fecha de vencimiento y prioridad.
• Marcado de Tareas: A medida que completes las tareas, márcalas como finalizadas para mantener tu lista actualizada y visualizar tu progreso.
• Ajuste de Prioridades: Modifica la prioridad de las tareas según tus necesidades y la urgencia de cada una.
• Visualización de Detalles: Accede a los detalles de cada tarea para ver notas, archivos adjuntos, listas de verificación y comentarios.
• Creación de Nuevas Tareas: Agrega nuevas tareas directamente a tu 'Mi Día' para capturar rápidamente nuevas responsabilidades.

Organización y Personalización:

• Ordenamiento: Ordena las tareas por fecha de vencimiento, prioridad o título para optimizar tu flujo de trabajo.
• Filtrado: Filtra las tareas por plan o prioridad para enfocarte en lo más relevante.
• Adición de Tareas: Crea nuevas tareas en cualquier momento y asígnales una fecha de vencimiento, prioridad y detalles adicionales.

'Mi Día' te proporciona una visión clara y concisa de tus responsabilidades diarias, lo que te permite mantener el enfoque y completar tus tareas de manera eficiente.

Mis Tareas: Gestión Centralizada de Todas tus Responsabilidades

La vista 'Mis Tareas' ofrece una visión global de todas tus responsabilidades, independientemente del plan o proyecto al que pertenezcan.

Esta sección te permite gestionar y organizar todas tus tareas en un solo lugar, lo que facilita el seguimiento de tu progreso y la identificación de posibles cuellos de botella.

Funcionalidades Clave:

• Lista Completa de Tareas: Visualiza todas las tareas asignadas, incluyendo tareas privadas y aquellas provenientes de correos electrónicos marcados.
• Filtrado por Origen: Filtra las tareas por su origen: 'Todas', 'Tareas Privadas', 'Asignadas a mí' y 'Correos Electrónicos Marcados'.
• Ordenamiento por Atributos: Ordena las tareas por título, plan, fecha de vencimiento, prioridad y progreso para optimizar tu flujo de trabajo.
• Acceso a Detalles: Accede a los detalles de cada tarea para ver notas, archivos adjuntos, listas de verificación y comentarios.

Organización y Personalización:

• Creación de Filtros: Crea filtros personalizados para enfocarte en tareas específicas según tus criterios.
• Visualización de Archivos Adjuntos: Accede a los archivos adjuntos directamente desde la lista de tareas.
• Sincronización con Outlook: Visualiza y gestiona los correos electrónicos marcados como tareas desde esta sección.

'Mis Tareas' te proporciona una herramienta poderosa para gestionar todas tus responsabilidades de manera eficiente, lo que te permite mantener el control y cumplir con tus objetivos.

Mis Planes: Control Total de tus Proyectos

La vista 'Mis Planes' te proporciona una visión general de todos los planes o proyectos en los que estás involucrado.

Desde aquí, puedes acceder rápidamente a cada plan, visualizar su progreso y colaborar con los miembros del equipo.

Funcionalidades Clave:

• Lista de Planes: Visualiza todos los planes en los que eres miembro, incluyendo planes recientes, compartidos, personales, fijados y de equipos.
• Acceso Rápido: Accede rápidamente a cada plan para ver sus tareas, miembros, cronogramas y gráficos.
• Creación de Nuevos Planes: Crea nuevos planes desde cero o utilizando plantillas predefinidas.
• Fijado de Planes: Fija los planes más importantes para tenerlos siempre a mano.

Creación de un Plan Nuevo:

1. Clic en 'Nuevo Plan': Haz clic en el botón 'Nuevo Plan' ubicado en la esquina inferior izquierda.
2. Seleccionar una Plantilla: Elige una plantilla predefinida o comienza con un plan básico.
3. Nombrar el Plan: Asigna un nombre descriptivo a tu nuevo plan.
4. Definir la Privacidad: Decide si el plan será público o privado.
5. Agregar Miembros (Opcional): Invita a otros miembros del equipo a colaborar en el plan.
6. Crear el Plan: Haz clic en 'Crear' para generar el nuevo plan.

'Mis Planes' te ofrece una plataforma centralizada para gestionar todos tus proyectos, lo que te permite mantener la organización, la colaboración y el enfoque en los objetivos.

Creando un Plan Desde la Sección de Mi Equipo

Es posible que quiera crear su propio plan desde la sección de su equipo en Teams. Una vez este allí:

1. Ir a la sección de Canal General o al canal en el que quiere crear un Plan.
2. Dar click en el signo de +.
3. Seleccionar Planner.
4. Podrá agregar una etiqueta y agregar un plan existente para que lo puedan ver.
5. Dar click en Guardar.

¡Y listo!, de esta manera los miembros de su equipo podrán enterarse de los cambios que se hagan y de las nuevas implementaciones de la planeación.