Hướng dẫn toàn diện cho người mới bắt đầu sử dụng Otter.ai năm 2025

Otter.ai là một công cụ hỗ trợ cuộc họp dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI) mạnh mẽ, giúp người dùng ghi chú, tạo bản ghi và tóm tắt cuộc họp một cách tự động. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan toàn diện về Otter.ai, bao gồm cách đăng ký, điều hướng giao diện người dùng và sử dụng các tính năng cốt lõi để nâng cao hiệu quả cuộc họp của bạn. Với Otter.ai, bạn có thể tập trung vào cuộc trò chuyện mà không cần lo lắng về việc ghi chú.

Đăng ký tài khoản Otter.ai và làm quen với giao diện người dùng

Để bắt đầu sử dụng Otter.ai, bạn cần đăng ký một tài khoản. Truy cập trang web Otter.ai và nhấp vào nút 'Start for Free'

. Bạn sẽ có tùy chọn bắt đầu dùng thử miễn phí 7 ngày với gói Business hoặc sử dụng gói Basic miễn phí.

Sau khi đăng ký, bạn sẽ được chuyển đến bảng điều khiển chính của Otter.ai . Tại đây, bạn sẽ thấy các phần chính sau:

• Home: Tổng quan về các cuộc họp sắp tới và bản ghi gần đây.
• Otter.AI Chat: Trò chuyện trực tiếp với Otter.ai để tìm kiếm thông tin trong các cuộc họp của bạn .
• My Conversations: Danh sách tất cả các bản ghi cuộc họp của bạn .
• All Conversations: Tổng hợp tất cả hội thoại của người dùng .
• Apps: Phần bạn có thể tích hợp với các app khác.
• Channels: Tạo các kênh để sắp xếp và quản lý các cuộc họp theo chủ đề .
• Direct Messages: Gửi tin nhắn trực tiếp đến các liên hệ đã được thêm vào

Làm quen với giao diện này sẽ giúp bạn tận dụng tối đa các tính năng của Otter.ai.

Ghi và tạo bản ghi cuộc họp

Otter.ai cung cấp nhiều cách để ghi lại và tạo bản ghi cuộc họp:

• Ghi trực tiếp: Sử dụng ứng dụng web hoặc ứng dụng di động của Otter.ai để ghi lại các cuộc họp trực tiếp.
• Sau khi ghi: Bạn có thể tải lên file ghi âm để hệ thống tạo bản ghi.

Để bắt đầu ghi, hãy nhấp vào nút 'Record' trên bảng điều khiển chính. Otter.ai sẽ bắt đầu ghi âm và tạo bản ghi văn bản theo thời gian thực . Bạn có thể tạm dừng, tiếp tục hoặc dừng ghi bất kỳ lúc nào.

Để tải lên tệp âm thanh hoặc video, hãy nhấp vào nút 'Import' và chọn tệp từ máy tính của bạn. Otter.ai sẽ tự động tạo bản ghi văn bản từ tệp đã tải lên.

Tóm tắt và chỉnh sửa bản ghi cuộc họp

Tóm tắt bản ghi: Sau khi cuộc họp kết thúc, Otter.ai sẽ cung cấp một bản ghi chi tiết, bao gồm:

• Bản ghi văn bản: Chuyển đổi giọng nói thành văn bản với độ chính xác cao

  .

• Tóm tắt tự động: Tạo tóm tắt ngắn gọn về các điểm chính trong cuộc họp .
• Từ khóa: Xác định các từ khóa và chủ đề quan trọng .

Bạn có thể sử dụng các công cụ chỉnh sửa của Otter.ai để sửa lỗi trong bản ghi, thêm ghi chú và làm nổi bật các phần quan trọng.

Chỉnh sửa bản ghi: Để chỉnh sửa bản ghi, chỉ cần nhấp vào đoạn văn bản bạn muốn thay đổi và nhập nội dung mới. Bạn cũng có thể thêm ghi chú và làm nổi bật văn bản để làm rõ hoặc nhấn mạnh các điểm quan trọng.

Tạo tóm tắt: Otter.ai tự động tạo tóm tắt cuộc họp, nhưng bạn cũng có thể tạo tóm tắt tùy chỉnh bằng cách chọn các đoạn văn bản quan trọng và thêm chúng vào tóm tắt.

Tạo và quản lý kênh trong Otter.ai

Kênh là một cách tuyệt vời để tổ chức và quản lý các cuộc họp và bản ghi liên quan

. Bạn có thể tạo các kênh riêng biệt cho các dự án, nhóm hoặc chủ đề khác nhau.

Để tạo một kênh, hãy nhấp vào nút '+' bên cạnh 'Channels' trên bảng điều khiển chính. Nhập tên cho kênh và thêm các thành viên nếu cần. Sau khi tạo kênh, bạn có thể di chuyển các bản ghi cuộc họp hiện có vào kênh đó hoặc ghi lại các cuộc họp mới trực tiếp vào kênh.

Bằng cách sử dụng kênh, bạn có thể dễ dàng tìm và truy cập các cuộc họp và bản ghi liên quan, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc.

Sử dụng Otter.ai Chat để tìm kiếm thông tin cuộc họp

Otter.ai Chat là một tính năng mạnh mẽ cho phép bạn tương tác với các bản ghi cuộc họp của mình bằng ngôn ngữ tự nhiên

. Bạn có thể đặt câu hỏi về các cuộc họp đã ghi và Otter.ai Chat sẽ tìm kiếm các câu trả lời liên quan từ các bản ghi.

Để sử dụng Otter.ai Chat, hãy nhấp vào 'Otter.ai Chat' trên bảng điều khiển chính. Nhập câu hỏi của bạn vào hộp trò chuyện và nhấn Enter. Otter.ai Chat sẽ trả lời bằng các đoạn văn bản liên quan từ các bản ghi cuộc họp của bạn.

Ví dụ: bạn có thể hỏi 'Những quyết định quan trọng nào đã được đưa ra trong cuộc họp hôm nay?' và Otter.ai Chat sẽ cung cấp cho bạn một danh sách các quyết định chính đã được thảo luận.

Tích hợp Otter.ai với các công cụ khác

Để tăng hiệu quả, bạn có thể tích hợp Otter.ai với các công cụ khác mà bạn sử dụng hàng ngày

. Otter.ai hỗ trợ tích hợp với Zoom, Google Meet, Microsoft Teams và nhiều ứng dụng khác.

Tích hợp Otter.ai với Zoom, Google Meet, Microsoft Teams sẽ tự động bắt đầu ghi và tạo bản ghi cuộc họp của bạn. Bạn cũng có thể chia sẻ bản ghi cuộc họp trực tiếp với những người tham gia cuộc họp thông qua các ứng dụng này.

Ngoài ra, bạn có thể tích hợp Otter.ai với Slack để nhận thông báo về các cuộc họp mới và chia sẻ bản ghi cuộc họp với các thành viên trong nhóm.

Tùy chỉnh cài đặt của Otter.ai

Otter.ai cung cấp nhiều tùy chọn tùy chỉnh để bạn có thể điều chỉnh công cụ cho phù hợp với nhu cầu của mình

. Bạn có thể thay đổi cài đặt ngôn ngữ, chọn chất lượng âm thanh, bật hoặc tắt tính năng tự động tạo tóm tắt và nhiều hơn nữa.

Để truy cập các cài đặt tùy chỉnh, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng cưa trên bảng điều khiển chính. Từ đó, bạn có thể thay đổi các cài đặt khác nhau để tối ưu hóa trải nghiệm Otter.ai của mình.

Ghi lại cuộc họp

1. Mở ứng dụng Otter.ai trên thiết bị của bạn.
2. Nhấn vào nút “Record” để bắt đầu ghi âm

   .

3. Trong quá trình ghi, Otter.ai sẽ tự động chuyển giọng nói thành văn bản.
4. Nhấn vào nút “Stop” khi cuộc họp kết thúc.

Tải file âm thanh và video

1. Trên giao diện Otter.ai, chọn mục “Import”.
2. Chọn file âm thanh hoặc video từ thiết bị của bạn .
3. Otter.ai sẽ tự động chuyển nội dung trong file thành văn bản.

Chỉnh sửa văn bản

1. Chọn đoạn văn bản cần chỉnh sửa

   .

2. Thực hiện các thay đổi cần thiết.
3. Otter.ai sẽ tự động lưu lại các chỉnh sửa của bạn.

Tóm tắt và làm nổi bật văn bản

1. Chọn những đoạn văn bản quan trọng.
2. Sử dụng các công cụ để thêm ghi chú và làm nổi bật những phần quan trọng .
3. Tạo bản tóm tắt tùy chỉnh để sử dụng sau này.

Tổng quan về các gói dịch vụ

Otter.ai cung cấp nhiều gói dịch vụ khác nhau, từ gói miễn phí đến các gói trả phí dành cho cá nhân và doanh nghiệp :

• Basic (Miễn phí): Cung cấp các tính năng cơ bản như ghi âm, tạo bản ghi và tóm tắt cuộc họp.
• Pro: Dành cho cá nhân, cung cấp nhiều tính năng hơn như tìm kiếm nâng cao, xuất bản ghi và tích hợp với các công cụ khác.
• Business: Dành cho các nhóm nhỏ, cung cấp các tính năng cộng tác và quản lý nhóm.
• Enterprise: Dành cho các tổ chức lớn, cung cấp các tính năng bảo mật, kiểm soát và hỗ trợ nâng cao.

Bảng giá chi tiết

Dưới đây là bảng so sánh chi tiết về giá cả và tính năng của từng gói dịch vụ:

Chọn gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu và ngân sách của bạn để tận dụng tối đa Otter.ai.

Chuyển đổi giọng nói thành văn bản

Otter.ai sử dụng công nghệ AI tiên tiến để chuyển đổi giọng nói thành văn bản với độ chính xác cao. Tính năng này cho phép bạn tạo bản ghi chi tiết về các cuộc họp, phỏng vấn và bài giảng.

Tóm tắt tự động

Otter.ai có thể tự động tạo tóm tắt ngắn gọn về các điểm chính trong cuộc họp. Tính năng này giúp bạn tiết kiệm thời gian và nhanh chóng nắm bắt được nội dung quan trọng.

Tìm kiếm thông minh

Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin cụ thể trong các bản ghi cuộc họp của mình bằng cách sử dụng tính năng tìm kiếm thông minh của Otter.ai. Chỉ cần nhập từ khóa hoặc cụm từ bạn muốn tìm, và Otter.ai sẽ hiển thị các đoạn văn bản liên quan.

Cộng tác và chia sẻ

Otter.ai cho phép bạn cộng tác với các thành viên trong nhóm và chia sẻ bản ghi cuộc họp một cách dễ dàng. Bạn có thể chia sẻ bản ghi qua email, Slack hoặc các ứng dụng khác.

Ghi chú cuộc họp

Otter.ai là một công cụ tuyệt vời để ghi chú cuộc họp. Nó giúp bạn tạo bản ghi chi tiết về các cuộc họp, giúp bạn tập trung vào cuộc trò chuyện và không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào.

Phỏng vấn

Otter.ai có thể được sử dụng để ghi lại các cuộc phỏng vấn. Nó giúp bạn tạo bản ghi chính xác về các câu hỏi và câu trả lời, giúp bạn phân tích và đánh giá ứng viên một cách hiệu quả.

Bài giảng

Otter.ai có thể được sử dụng để ghi lại các bài giảng. Nó giúp sinh viên tạo bản ghi chi tiết về các bài giảng, giúp họ ôn tập và học tập hiệu quả hơn.

Nghiên cứu

Otter.ai có thể được sử dụng để ghi lại các cuộc phỏng vấn và thảo luận trong quá trình nghiên cứu. Nó giúp bạn tạo bản ghi chính xác về các dữ liệu thu thập được, giúp bạn phân tích và đưa ra kết luận chính xác.