자동 송장 보관 및 AI 데이터 추출하여 Google 시트에 저장 - n8n 워크플로우

반복적인 송장 데이터 입력을 자동화해야 하는 소상공인 또는 회계 담당자.
고급 AI 데이터 추출 n8n 템플릿을 찾는 n8n 숙련 사용자.
조정(대사) 작업을 위해 PDF에서 구조화된 데이터가 필요한 재무팀.
첨부파일 확인을 위해 안정적이고 예약 가능한 n8n 트리거를 원하는 모든 사용자.

이메일로 수신되는 송장 관리는 수동 다운로드, 보관, 데이터 입력 작업이 포함되어 시간이 많이 소요될 수 있습니다. 이 전문화된 n8n 워크플로우는 포괄적인 핸즈프리 자동화 솔루션을 제공하여 이러한 문제점을 해결합니다.

예약된 n8n 트리거를 활용하여 지정된 Gmail 계정을 확인하고, PDF 송장만 필터링하여 해당 파일을 Google 드라이브(선택적으로 SFTP)에 안전하게 보관합니다. 그런 다음 n8n 노드를 통해 정교한 AI 에이전트를 사용하여 복잡한 품목별 유효성 검사를 포함한 상세한 필드 수준의 데이터 추출을 수행합니다. 추출된 데이터는 깔끔하게 형식화되어 보고 및 추적을 위해 Google 시트에 추가됩니다. 이 n8n 자동화는 수동 오류를 없애고 상당한 시간을 절약해주므로 재무 운영에 가장 유용한 n8n 템플릿 중 하나입니다.

이 자동화는 스케줄 n8n 트리거에 의해 시작되며 다음 단계를 실행합니다:

1. 스케줄 트리거: n8n 워크플로우가 설정된 스케줄(예: 매시간)에 따라 시작됩니다.


2. 메시지 다수 가져오기 (Gmail n8n 노드): 지정된 발신자 주소로 필터링하여 Gmail에서 새 메시지를 조회합니다.


3. 필터 - 첨부파일 포함: Filter n8n 노드를 통해 바이너리 첨부파일(PDF 송장)이 있는 이메일만 다음 단계로 진행되도록 보장합니다.


4. Gmail - 송장 가져오기: 전체 이메일과 첨부파일을 다운로드합니다.


5. Google 드라이브 - 업로드: 송장 PDF를 발신자와 날짜를 기반으로 동적으로 이름을 지정하여 지정된 Google 드라이브 폴더에 즉시 보관합니다.


6. 파일 다운로드 (HTTP 요청): 후속 처리 및 저장을 위해 필요한 바이너리 데이터를 가져옵니다.


7. FTP/SFTP - 업로드 (선택 사항): 안정성 확보 또는 규정 준수를 위해 파일을 외부 SFTP 서버에도 동시에 업로드할 수 있습니다.


8. 파일 삭제 (선택 사항): 선택 사항인 Google 드라이브 n8n 노드를 설정하여 처리가 끝난 후 원본 임시 파일을 Google 드라이브에서 삭제할 수 있습니다(원할 경우).


9. 메시지 삭제 (선택 사항): 선택 사항인 Gmail n8n 노드를 사용하여 처리된 이메일을 받은 편지함에서 삭제합니다.


10. 파일에서 추출: PDF 첨부파일을 AI 분석을 위해 읽을 수 있는 원본 텍스트로 변환합니다.


11. AI 에이전트 - 필드: 핵심 로직입니다. 이 n8n 노드는 OpenRouter 연결을 통해 강력한 시스템 프롬프트를 사용하여 송장 텍스트에서 고도로 구조화된 JSON 데이터를 추출합니다. 중요하게도, 모든 품목별 총액의 합계가 송장 최종 합계와 일치하는지 확인하여 추출 완료 여부를 검증하는 로직이 포함되어 있습니다.


12. 코드 - 필드 추출: 사용자 지정 JavaScript n8n 노드가 AI 출력물을 정리하고, 불필요한 마크다운을 제거하며, 원시 출력을 안정적인 JSON 객체로 안전하게 파싱합니다.


13. Google 시트 - 저장: 정리된 추출 필드(공급업체, 날짜, 금액, 설명)가 대상 Google 시트에 새 행으로 추가되면서 n8n 워크플로우가 완료됩니다.

이 n8n 워크플로우 템플릿을 사용하려면 다음 단계를 따르십시오:

1. JSON 가져오기: 제공된 JSON 데이터를 복사하여 n8n 인스턴스에 직접 가져옵니다.


2. 자격 증명 구성:

1. 활성화: n8n 워크플로우를 저장하고 스케줄 n8n 트리거를 활성화합니다.

스케줄 트리거 (n8n 트리거): 매시간 반복적으로 플로우를 시작합니다.
Gmail: 메시지 다수 가져오기 (n8n 노드): 특정 발신자로부터 메시지를 가져옵니다(예: sender: SENDEREMAILADDRESS).
필터: 첨부파일 포함 (n8n 노드): 조건을 사용하여 바이너리 데이터 객체(=$('Get many messages').item.binary) 존재 여부를 확인하여 첨부파일이 있는 이메일만 처리되도록 보장합니다.
Google 드라이브: 파일 업로드 (n8n 노드): PDF 첨부파일을 저장합니다. 주요 구성에는 파일 이름에 동적 표현식을 사용하는 것이 포함됩니다: ={{ $json.from.value[0].name}}-{{ $json.date }}.
파일에서 추출 (n8n 노드): 'pdf' 작업을 사용하여 PDF 바이너리 콘텐츠를 텍스트 형식으로 변환합니다.
AI 에이전트 - 필드 (n8n 노드): 이 LangChain n8n 노드는 매우 중요합니다. 상세한 시스템 지침을 사용하여 수많은 구조화된 필드(예: invoicenumber, vendorname, totalamount 및 검증된 lineitems)를 추출합니다. 엄격한 JSON 출력 형식을 적용합니다.
CodeextractFields (n8n 노드): AI의 원시 텍스트 응답을 안정적으로 정리하고, JSON을 안전하게 파싱하며, LLM에서 발생할 수 있는 잠재적인 서식 오류를 처리하여 다음 n8n 노드에서 데이터를 신뢰할 수 있도록 만드는 사용자 지정 코드 노드입니다.
GoogleSheetssave (n8n 노드): 추출된 구조화된 데이터를 추가합니다. 주요 구성은 이전 n8n 노드의 출력을 사용하여 열 매핑을 정의합니다: Date:={{ $json.invoicedate }}, Amount:={{ $json.totalamount }}, Vendor:={{ $json.vendor_name }}.