Sistema Automatizado de Geração e Entrega de Contratos - Fluxo de trabalho n8n

Consultores ou agências que necessitam de expedição rápida e automatizada de contratos.
Empresas que utilizam o Typeform para recolha de clientes ou definição do âmbito do projeto (scoping).
Utilizadores que procuram capacidades avançadas de automação de documentos num workflow n8n.
Qualquer pessoa interessada em alavancar os modelos n8n para otimizar tarefas administrativas e melhorar os tempos de resposta.

Este robusto workflow n8n resolve o problema tedioso da criação e distribuição manual de contratos. Ao ligar uma submissão do Typeform ao Google Docs e ao Gmail, todo o processo — desde a recolha de dados até à entrega final por email — é automatizado. Este workflow n8n é uma ferramenta poderosa para escalar operações. Garante que os documentos são gerados com precisão utilizando modelos n8n definidos, convertidos de forma segura para PDF através do nó Google Drive n8n, e enviados imediatamente ao cliente. Utilizando um gatilho (trigger) n8n sofisticado, o workflow inicia instantaneamente após o envio pelo cliente, proporcionando uma resposta imediata e profissional. Esta automação reduz drasticamente os encargos administrativos e garante que os clientes recebam a sua documentação atempadamente.

1. Iniciar com o Gatilho n8n: O workflow n8n é iniciado imediatamente pelo nó Gatilho Typeform (Typeform Trigger n8n) quando um utilizador preenche e submete um formulário específico. Isto serve como ponto de partida crítico.


2. Mapeamento de Dados: O workflow avança para o nó Definir Variáveis (Set Variables n8n), que extrai respostas específicas (Nome do Cliente, Âmbito do Projeto, Prazo, Email) da resposta do Typeform e as mapeia para variáveis de fácil utilização no resto da estrutura do workflow n8n.


3. Preenchimento do Modelo: O nó Google Docs n8n utiliza estas variáveis mapeadas para preencher automaticamente os espaços reservados num documento modelo de contrato designado, tornando o contrato personalizado e pronto. Este passo demonstra o uso eficaz dos modelos n8n para geração de documentos de grande volume.


4. Conversão de Formato: O nó Google Drive n8n assume então o ID do documento recém-criado e exporta o ficheiro, convertendo-o perfeitamente para um formato PDF de alta qualidade, o que é essencial para o envio final do documento.


5. Entrega Final: Finalmente, o nó Gmail n8n anexa o documento PDF gerado e envia um email introdutório personalizado para o endereço do cliente, completando o ciclo automatizado de entrega de contratos deste sofisticado workflow n8n.

1. Importar o workflow n8n: Copie o JSON do workflow n8n fornecido e importe-o para a sua instância n8n.


2. Configuração do Typeform: Configure o nó Gatilho Typeform n8n (Typeform Trigger n8n) configurando as suas credenciais de API do Typeform e especificando o formId do questionário de recolha inicial. Este nó funciona como o gatilho principal do n8n.


3. Credenciais Google: Configure as suas credenciais de API do Google tanto para os nós Google Docs como Google Drive n8n. Garanta que a conta de serviço tem permissão para aceder e modificar o documento modelo necessário.


4. ID do Modelo: No nó Preencher Modelo de Contrato (Fill Contract Template n8n), substitua "your-template-id" pelo ID real do seu modelo de contrato no Google Docs. Certifique-se de que os espaços reservados do modelo ({{client_name}}, etc.) correspondem às variáveis definidas anteriormente no workflow n8n.


5. Configuração do Gmail: Configure o nó Gmail n8n utilizando as suas credenciais OAuth2 do Gmail, substituindo "[email protected]" pelo endereço do remetente desejado.


6. Ativar: Guarde e ative o workflow n8n para implementar esta poderosa automação.

Gatilho Typeform (nó n8n): Função: Serve como o gatilho principal do n8n, iniciando o workflow n8n após o envio do Typeform ligado. Configuração Chave: Requer o formId para especificar qual formulário aciona a automação.
Definir Variáveis (nó n8n): Função: Mapeia a saída bruta do Typeform para variáveis limpas e reutilizáveis (clientname, email, etc.). Isto é fundamental para a integridade dos dados nas etapas subsequentes do workflow n8n. Configuração Chave: Define quatro variáveis de string chave usando expressões que referenciam os dados recebidos do Typeform.
Preencher Modelo de Contrato (nó Google Docs n8n): Função: Preenche automaticamente um modelo de documento do Google Docs especificado utilizando as variáveis do cliente mapeadas. Isto alavanca os modelos n8n para criação eficiente de documentos. Configuração Chave: Utiliza um documentId estático para o modelo e mapeia campos de entrada como {{clientname}}.
Exportar como PDF (nó Google Drive n8n): Função: Converte o ficheiro Google Doc recém-gerado num anexo PDF, preparando o documento para entrega segura. Configuração Chave: A Operação está definida como export, com o mimeType definido explicitamente como application/pdf. Obtém o fileId dinamicamente a partir do nó n8n anterior.

• Enviar por Email (nó Gmail n8n): Função: Envia o PDF do contrato final ao cliente através de um email personalizado. Configuração Chave: Define dinamicamente o toEmail usando os dados da variável e anexa a saída binária (data) gerada pelo nó Export n8n.